Politique de confidentialité

Scollia est un outil que les établissements scolaires utilisent pour gérer leurs élèves. Les informations concernant les élèves et leurs familles sont saisies par l’école, pour son propre usage administratif : c’est l’école qui décide de les collecter, de leur contenu et de leur durée de conservation.

Votre établissement est donc responsable du traitement de ces données, et Scollia agit comme sous-traitant : nous les hébergeons et les traitons uniquement sur instruction de l’école, jamais pour notre compte.

Une famille qui souhaite consulter, corriger ou faire supprimer les données de son enfant doit s’adresser à l’établissement, qui seul peut y répondre. Si vous nous écrivez directement, nous vous orienterons vers lui.

Scollia est en revanche responsable du traitement pour une seule catégorie : les comptes de ses utilisateurs, c’est-à-dire le personnel des écoles qui se connecte au service.

Compte utilisateur (personnel de l’école) : adresse e-mail, mot de passe sous forme chiffrée non réversible, nom si vous le renseignez, photo de profil si vous vous connectez via Google, rôle dans l’établissement, dates de création et de dernière modification.

Établissement : nom, sigle, ville, quartier, téléphone, adresse e-mail, logo, nom du directeur, et les mentions administratives du bulletin (boîte postale, inspection, direction, ministère).

Élèves : matricule, nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, photo si l’école en ajoute une, statut scolaire, et les coordonnées du tuteur (nom, téléphone, e-mail).

Scolarité : inscriptions par classe et par année, notes et absences, appréciations, bulletins (moyenne, rang, mention, décision de passage), versements enregistrés et échéances de scolarité.

Nous ne collectons aucune donnée de santé, aucune donnée biométrique, aucune opinion politique, religieuse ou syndicale, et aucune donnée de géolocalisation.

Uniquement pour faire fonctionner le service auquel l’école a souscrit : tenir le registre des élèves, saisir les notes, produire les bulletins, suivre les versements de scolarité, et permettre à chaque membre de l’équipe d’accéder à ce qui le concerne.

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires. Nous ne les exploitons pas pour du profilage.

Chaque établissement ne voit que ses propres données. Le cloisonnement est appliqué à chaque requête, sur le serveur : une demande portant sur un élève d’une autre école ne renvoie pas une erreur de droits mais une réponse « introuvable », afin de ne même pas révéler que cet élève existe ailleurs.

Au sein d’un établissement, l’accès dépend de la fonction attribuée par le directeur (enseignant, secrétariat, comptabilité).

Nos mots de passe sont stockés sous forme de condensats et ne peuvent être relus par personne, y compris par nous. En cas d’oubli, nous ne pouvons pas vous communiquer votre mot de passe : seule une réinitialisation est possible.

Le service s’appuie sur des prestataires techniques dont les serveurs se situent à l’étranger : hébergement de la base de données et de l’application, service d’envoi des e-mails, service technique de mise en cache, et service de collecte des erreurs techniques.

Vos données sont donc transférées hors de votre territoire national. Vous en êtes informé ici afin de pouvoir en tenir compte. Ces prestataires n’ont pas le droit d’utiliser vos données pour leur propre compte.

Le service de collecte des erreurs reçoit des informations techniques de diagnostic. Les adresses e-mail, mots de passe et jetons de session en sont retirés avant l’envoi.

Une école ne peut pas s’arrêter parce que la connexion est coupée. Scollia garde donc sur l’appareil une copie des informations dont la personne connectée a besoin, afin que les écrans restent consultables sans réseau et qu’un élève puisse être inscrit malgré la coupure.

Cette copie contient les élèves de votre établissement et leur inscription, ainsi que les derniers écrans consultés. Elle ne contient jamais plus que ce que la personne a le droit de voir à l’écran : un enseignant n’emporte pas ce qu’un enseignant ne peut pas afficher.

Une inscription saisie sans réseau reste sur l’appareil jusqu’à ce qu’elle parte, ce qui se fait tout seul dès que la connexion revient. Tant qu’elle n’est pas partie, elle est signalée comme telle à l’écran.

Cette copie est effacée automatiquement lorsque l’accès de la personne est retiré, lorsque l’établissement est supprimé, et lorsque ses droits ou son établissement changent — l’appareil reçoit alors l’ordre d’effacer et le fait au contact suivant. En dehors de ces cas, elle demeure sur l’appareil : se déconnecter ne l’efface pas, et la retirer entièrement se fait par les réglages du navigateur, en supprimant les données du site.

Un téléphone ou un ordinateur qui contient cette copie doit donc être traité par l’établissement avec le même soin qu’un registre papier : un appareil perdu ou prêté donne accès à ce qu’il a gardé. Nous recommandons de retirer l’accès de toute personne qui quitte l’établissement, ce qui déclenche l’effacement sur ses appareils.

Les données scolaires sont conservées tant que l’établissement utilise le service, celui-ci ayant besoin d’un historique pluriannuel (bulletins des années précédentes, parcours d’un élève).

Les codes de vérification et de réinitialisation expirent en quelques minutes et sont effacés automatiquement.

À la fermeture d’un compte, l’établissement peut demander la suppression de ses données. Nous procédons à l’effacement dans un délai de trente jours, sauf obligation légale de conservation.

Vous disposez d’un droit d’accès à vos données, d’un droit de rectification, d’un droit d’opposition et d’un droit de suppression. Nous les respectons quel que soit le pays depuis lequel vous nous écrivez.

Pour les données d’un élève, adressez-vous à l’établissement scolaire concerné. Pour votre propre compte utilisateur, écrivez-nous : nous répondons dans un délai de trente jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir l’autorité chargée de la protection des données personnelles dans votre pays.

Les échanges entre votre navigateur et nos serveurs sont chiffrés. Les mots de passe sont irréversiblement transformés avant stockage. Les sessions expirent et peuvent être révoquées : une réinitialisation de mot de passe déconnecte tous les appareils.

Le nombre de tentatives de connexion est limité afin de contenir les attaques automatisées. Les fichiers déposés sont contrôlés sur leur contenu réel et non sur leur seule extension.

Aucun système n’est infaillible. En cas de violation de données susceptible de vous porter préjudice, nous vous en informerons ainsi que l’autorité compétente.