Ce que fait Scollia
Tout ce qui fait l’année d’une école : de l’inscription au bulletin, et de l’appel du matin à la paie du mois. Tout est inclus dans l’abonnement — il n’y a pas d’options à ajouter.
Élèves et inscriptions
Le registre de votre école. Chaque élève porte son matricule, sa date de naissance, son tuteur et son numéro de téléphone, et son inscription le rattache à une classe pour une année scolaire donnée.
- Matricule attribué automatiquement, propre à votre établissement
- Tuteur et contact rattachés à la fiche
- Statut de l’élève : inscrit, sorti, transféré
- Recherche par nom, par matricule ou par classe
- Import de votre registre existant depuis un fichier CSV, modèle fourni
Classes, niveaux et matières
Vos classes telles que vous les nommez, rangées par niveau. Chaque classe reçoit ses matières et son professeur principal, et c’est ce découpage qui décide ensuite de la saisie des notes.
- Niveaux et classes créés à votre main
- Matières attribuées par classe
- Professeur principal désigné par classe
- Effectif de chaque classe tenu à jour
Frais de scolarité et échéances
Vous fixez le montant de la scolarité par classe et son découpage en tranches. Ce que chaque famille doit est alors calculé, jamais ressaisi.
- Montant fixé par classe, pas un tarif unique
- Découpage en tranches avec leurs dates
- Ce qui reste dû calculé pour chaque élève
Paiements et reçus
Vous encaissez au guichet et vous enregistrez. Le reçu porte un numéro propre à votre établissement, et il s’imprime.
- Encaissement par élève et par tranche
- Reçu numéroté, imprimable
- Espèces, virement, mobile money — vous notez le moyen
- Un paiement annulé laisse une trace, il ne disparaît pas
Suivi de la collecte
Le tableau de bord répond à la question que se pose un directeur le matin : où en est l’argent ? Attendu, encaissé, reste à recouvrer — pour l’école entière et classe par classe.
- Attendu, encaissé et solde, mis à jour à chaque versement
- Collecte par classe, pour voir laquelle décroche
- Effectif inscrit de l’établissement
Présence et assiduité
L’appel se fait classe par classe et journée par journée : présent, absent, retard. Les compteurs de chaque élève se cumulent sur l’année scolaire, et l’écran dit qui a fait l’appel et quand — un appel n’est jamais anonyme.
- Appel par classe et par journée
- Trois états : présent, absent, retard
- Absences et retards cumulés sur l’année, élève par élève
- Auteur et date de chaque appel conservés
Notes, évaluations et bulletins
Les enseignants saisissent leurs notes par matière et par période. Le bulletin en découle : moyennes pondérées par coefficient, rang dans la classe et par matière, mention, appréciations.
- Saisie par classe, par matière et par période
- Barème et coefficient propres à chaque évaluation
- Moyennes, rang dans la classe et rang par matière
- Bulletin imprimable en A4, avec l’en-tête officiel de votre école
- Appréciation par matière et appréciation générale
Personnel et paie
Le registre de vos employés, et ce que vous leur versez chaque mois. Vous ouvrez un mois et la grille arrive pré-remplie avec les employés qui y ont travaillé — y compris ceux partis en cours de mois. Une fois le mois validé, il est figé.
- Fiche employé : poste, contrat, date d’embauche, rémunération
- CDI, CDD, vacataire — et le statut en poste ou parti
- Grille mensuelle pré-remplie : base, primes, retenues, net
- Masse salariale du mois
- Un mois validé ne se modifie plus, et une fiche déjà émise garde le nom et le poste qu’elle portait
Calendrier et documents
Les périodes de votre année scolaire, les congés et les événements. Et une bibliothèque pour les pièces que vous voulez garder — règlement intérieur, circulaires, pièces des dossiers d’élèves.
- Périodes de l’année scolaire et vacances
- Événements datés, visibles de toute l’équipe
- Documents téléversés et retrouvables
Votre équipe, et qui voit quoi
Vous invitez vos enseignants, votre secrétariat et votre comptable, et chacun n’accède qu’à ce qui le concerne. Un enseignant saisit les notes de ses matières ; il ne voit ni la caisse ni les coordonnées des familles.
- Invitation par courriel, avec le rôle attribué
- Quatre rôles : direction, enseignant, secrétariat, comptabilité
- Un enseignant est limité aux classes et matières qui lui sont confiées
- Un compte désactivé perd l’accès immédiatement
- Les comptes d’équipe ne sont pas facturés
Sans réseau, l’école continue
Quand la connexion tombe, Scollia ne s’arrête pas. Vos écrans restent lisibles depuis ce que l’appareil a déjà reçu, et le secrétariat continue de travailler : inscrire un élève, corriger sa fiche, le changer de classe. Tout part au serveur dès le retour du réseau.
- Consultation des élèves, classes, notes, paiements et calendrier hors réseau
- Inscrire un élève, corriger sa fiche ou le changer de classe sans connexion
- Envoi automatique au retour du réseau, sans rien à refaire
- Deux appareils en désaccord sur le même élève : les deux versions vous sont montrées, vous tranchez
- Jusqu’à trente jours sans joindre le serveur, avec un avertissement avant l’échéance
Vos données et vos appareils
Votre registre ne sort pas de votre établissement, et vous pouvez repartir avec. Vous voyez les appareils connectés à votre compte et vous pouvez en retirer un : sa session est coupée, et les données de l’école qu’il gardait en mémoire sont effacées.
- Aucun accès croisé entre établissements
- Mots de passe hachés, illisibles y compris pour nous
- Liste de vos appareils, et retrait à distance de l’un d’eux
- Un appareil retiré efface l’école qu’il gardait — même s’il était hors réseau au moment du retrait
- Export de l’intégralité de votre registre, à tout moment
- Effacement de votre compte sur demande, sous trente jours